Vos archives, entre de bonnes mains — et sous clé.

Transférer ou stocker des archives professionnelles engage votre responsabilité bien au-delà du transport : obligations de conservation, confidentialité des données, traçabilité en cas de contrôle. C'est un travail d'inventaire et de chaîne de garde autant que de manutention, et il ne se traite pas comme un déménagement de bureaux ordinaire.

Les durées de conservation varient selon la nature du document : pièces comptables, contrats, bulletins de paie, dossiers clients, documents fiscaux et sociaux n'ont pas les mêmes obligations. Avant de transférer, il est utile de savoir ce qui doit encore être conservé et ce qui peut être détruit, parce que stocker ce qui aurait pu partir coûte tous les mois. Nous ne sommes pas votre conseil juridique, mais nous organisons le transfert par catégorie pour que ce tri soit possible plutôt que d'entasser tout au même endroit.

Des dossiers clients, des données de santé ou des pièces de personnel ne se transportent pas dans des cartons ouverts posés dans un camion partagé. Nous travaillons en contenants scellés, numérotés, avec un bordereau signé au départ et à l'arrivée. Chaque contenant est rattaché à un lot identifié. En cas de question ultérieure, on peut établir qui a eu accès à quoi et quand, ce qui est exactement ce qu'on vous demandera en cas d'incident.

Un carton d'archives sans référence est un carton perdu : on sait qu'il existe, on ne sait pas ce qu'il contient. Nous établissons un inventaire au niveau du contenant, avec la nature du contenu, l'année ou la plage d'années, et le service concerné. Cet inventaire vous est remis et vous permet de retrouver un document sans ouvrir vingt caisses. C'est le travail qui prend le plus de temps en préparation et qui en fait gagner le plus ensuite.

Le papier craint l'humidité, les écarts thermiques et la lumière. Un stockage en cave ou en local non ventilé abîme des documents que vous êtes tenu de conserver. Nous stockons en contenants fermés, sur rayonnage, dans des conditions adaptées, avec un accès organisé sur demande plutôt qu'un empilement où l'on ne retrouve rien. La durée de conservation se contractualise, et vous savez ce que vous payez et jusqu'à quand.

Ce qui a dépassé sa durée de conservation obligatoire peut être détruit, et le faire libère du volume et donc du coût. Cette destruction doit être documentée quand les documents sont sensibles : on établit un certificat mentionnant la nature et le volume détruits. Nous vous indiquons ce que nous pouvons prendre en charge et ce qui relève d'un prestataire spécialisé, plutôt que de vous laisser croire que tout se règle avec une benne.